با این که معمولا کارهای مناسبتی را برون ‌سپاری می ‌کنم، تا مدت ها تقریبا همه‌ کارها را خودم انجام می دادم. پس از این که دیدم بیشتر اوقاتم در هفته به جای انجام دادن کار اصلی ‌ام، با یک هاست پشتیبانی ایمیل سپری می شد، شروع به استفاده از یک دستیار مجازی کردم.

مثال خوبی را برای کاربرد برون سپاری (درباره وظایف ۱۰هزار تومانی ۱۰۰هزار تومانی و ۱۰۰۰هزار تومانی) شنیدم که برای شما بازگو می کنم. اگر صاحب کسب ‌و کاری بخواهد به مرحله‌ بالاتر برسد، باید تمام وظایف ۱۰هزار تومانی ‌اش را برون ‌سپاری کند تا بتواند روی وظایف بزرگ تر تمرکز کند. به ‌طور خلاصه، وظایف ۱۰۰۰هزار تومانی کارهای بزرگی مانند ارتباط با سهام داران، استراتژی و ایجاد کلاس است. وظایف۱۰۰هزار تومانی شامل کارهایی مانند بازاریابی و ایجاد ارزش برای مخاطب از طریق تولید انواع محتوا می شود و وظایف ۱۰هزار تومانی بقیه‌ کارها هستند؛ کارهایی که باید انجام شوند، اما نه لزوما توسط من. با شنیدن این مثال، من هم به این نتیجه رسیدم که نیاز به شخص دیگری به عنوان دستیار مجازی، برای انجام وظایف ۱۰هزار تومانی ام دارم. در ادامه، به برخی از کارهایی که من به دستیار مجازی ‌خود می‌ سپارم، می ‌پردازم و همچنین توضیح می دهم که چطور شد آن را استخدام کردم؛ چون درس ‌های بزرگی را می‌ توان در این مسیر آموخت.

 

وظایف معینی که به دستیار مجازی ‌ام می ‌سپارم، شامل موارد زیر می شود:

 

-پاسخ به ایمیل ‌های پشتیبانی:

من معمولا از افرادی که مشکلات پشتیبانی دارند، پیام های زیادی دریافت می ‌کنم. آن ها ممکن است اطلاعات حساب کاربری خود را در وب ‌سایت آموزشی من گم کرده باشند؛ نتوانند یک فایل را دانلود کنند و یا این که آدرس یکی از ایمیل ‌های آموزشی من را بخواهند. پاسخ به هر کدام از این پیام ها، تمرکز من را در حالی که در تلاش برای انجام کارهای دیگر هستم، دائما به هم می ریزد. پس از این که من یک هفته پر استرس و با بازده کاری پایین را گذراندم، تصمیم گرفتم بخشی از وظایف خود را به دستیار مجازی ام بسپارم. اکنون مشتریان می توانند به آدرس support@thevahandbook.com ایمیل بزنند؛ دستیار مجازی من این حساب کاربری را به سرویس ایمیل وارد می ‌کند و می‌ تواند به هر کس که نیاز به پشتیبانی فنی دارد، کمک کند.

 

-مدیریت درخواست ‌های دوستی در لینکدین:

دستیار مجازی من همچنین درخواست ‌های دوستی را بررسی می ‌کند و باتوجه به شاخص های خاصی که خودم برای او مشخص کرده ‌ام، این درخواست ‌ها را قبول یا رد می‌ کند. با این وجود، همیشه خودم به پیام‌ های لینکدین پاسخ می ‌دهم و دستیارم نمی تواند آن ها را باز کند و یا بخواند.

 

-ایده ‌پردازی برای چالش‌ های گروه فیس بوک:

من پست ‌های زیادی در گروه فیس بوک VA Handbookers می‌ گذارم؛ اما با گذر زمان، رسیدن به ایده‌ های جدید سخت ‌تر و سخت ‌تر می ‌شد. حالا دستیار مجازی من در پیدا کردن سوالات و مطالب جالب برای مشارکت در گروه، به من کمک می ‌کند.

وقتی ایده ‌ای برای یک پروژه‌ جدید دارم (به ‌خصوص وقتی آن ایده به گروه‌ های فیس بوکم ربط داشته باشد)، معمولا آن ‌را به دستیار مجازی خود می ‌گویم و از او بازخورد می‌ خواهم. این ‌کار تبدیل به یک استراتژی فوق ‌العاده شده، چون او همیشه ایده‌ هایی دارد که به ذهن من نمی رسد؛ دلیلش هم این است که او درک کاملی از کسب ‌و کار من دارد و از تمام منابع در دسترسم آگاه است، در حالی که ذهنیتی کاملا متفاوت با من دارد.

 

وظایف ویژه ‌ای که من به دستیار مجازی خود می ‌سپارم، شامل موارد زیر می شوند:

  • ویرایش و اصلاح خبرنامه ‌ها، پست های بلاگ و صفحه‌ های فروش
  • تحقیق آنلاین
  • افزودن فالوئر به لیست ‌های توییتر
  • پاک سازی و افزودن تگ در وبلاگ یا وب سایت

همان ‌طور که می‌ بینید، اغلب این‌ ها، کارهای پیچیده و حساس به زمان نیستند. این ها کارهایی زمان‌ بر هستند که فقط لازم است با دقت انجام شوند، اما الزامی نیست که همیشه توسط خود من انجام شوند.

 

ادامه مطلب در مقاله بعدی…

منبع: thevahandbook